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市人大常委会机关总值班室值班工作规则(试行)

时间:2021年10月03日 来源:仙桃人大

    20219月版)

 

   为切实做好市人大机关值班工作,进一步加强值班管理,规范值班工作程序,提高工作质量和办事效率,确保联系畅通、反应迅速、处置及时,特制定本规则。

    一、市人大机关设总值班室,设在1119办公室,负责市人大机关的值班工作,总值班室承担着及时收集和传递有关信息、值守应急和综合协调职能。

    二、机关实行全体干部轮流值班制度。全体机关干部都有值班的责任和义务。工作日值班原则上由除专(工)委主任委员(主任)以外、45岁以下机关干部定期轮流值班,每班不少于一个月;节假日实行全机关干部职工轮流值班,按值班表执行。机关值班安排由办公室秘书一科负责制订,机关工作人员须严格按值班安排表执行。

    三、值班人员的主要职责是:负责接听和办理值班电话,接收商密网信息、各类传真、紧急公文、电子邮件等,呈送市人大常委会领导及秘书长阅示,根据领导批示进行分办,转送相关机构和人员办理,并做好跟踪反馈;负责有关会议、活动通知的下发等;负责来人大机关办理公务人员的接洽、引导工作;负责机关值班期间有关文电资料的整理、归档;承办领导交办其他事项。

    四、值班工作总要求是及时、准确、规范、保密。值班人员要熟悉值班业务,主动了解和掌握情况,严格按照机关有关规定以及领导指示做好值班工作,认真分析办理有关事项,有关事项办理的事前、事中、事后情况要及时向有关领导同志报告,既把握原则性又要注意灵活性,主动当好参谋,提供优质高效服务。

  (一)坚持有情必报。接收的所有信息,必须及时、准确、全面地按程序报告。情况特别紧急的,可越级上报。 

  (二)坚持规范运作。严格按照机关有关规定,有条不紊地进行合理处置。处置记录必须要素齐备、事实清楚、文字精练、格式规范。

  (三)坚持安全保密。严格遵守保密规定,做好保密工作,涉密文件不得随便传阅泄密,重要文件注意保密存档,不得随意将文件资料、信函等带出值班室,废弃的文件应及时销毁,确保信息传递安全。

    五、工作规范

  (一)仪表举止

值班人员要衣着整洁,举止得体,用语文明,态度热情,值班期间一律讲普通话。

  (二)接待来访

1.首先请来访人到值班室落座,倒上一杯热水,问清来访人身份及来访目的,然后视情况引导来访人员到有关工作机构。

2.对待公务来访,要热情周到,严谨文明,不能态度傲慢,生熟有别。凡在职责范围内能办的事立即办理,不能办的要做好解释工作;不属职责范围的事,说明情况,主动帮助引见、联系,需要请示汇报的要及时请示汇报。

  (三)电话接洽

   1.接电话时,应先说“您好,这里是市人大值班室”,再问事由;重要电话应记录好来电人姓名、住址、工作单位、联系电话、来电时间、主要内容等;答复问题要认真、负责,办理事项要快速、准确。打电话时,电话接通后应主动说“您好,我是市人大办公室某某某,请......”。询问和交代事情要清楚,对方不明白时要耐心解释。电话内容详细登记在《电话记录》上,挂机前说:“再见!”。

   2.联系工作、通知事项拨打电话前应对电话内容拟出腹稿,对内容重要的电话,应先写出文字提纲或话稿全文;要热情礼貌,简明扼要,并使用“请、谢谢、您、对不起”等礼貌用语。

   3.拨打领导电话应掌握好时间,不得在休息时间随意打扰领导。因公务紧急确需在休息时间报告的,应先表示歉意。

   4.对下级单位打来的一般性询问事项或请示问题的电话,领导已有明确意见或有把握直接答复的可直接答复;领导没有明确意见或没有把握直接答复的,应逐级请示,然后按领导意见答复,不得擅自作主,自行答复。重要的请示,应要求对方以书面形式传送。

  5.上级机关通过电话传达的指示、通知和交办的事项,本埠之外通过电话联系协商的重要问题,基层的重要电话请示、报告等,值班人员应作详细记录,酌情核实确认,并及时整理成《电话记录》,向有关领导报告处理。

  6.值班人员通过电话传达领导的指示、批示或交办事项要准确、及时,并问明接话人姓名,提醒对方记录并复述。

  7.接到群众和基层单位的来访电话后,值班人员要耐心听取上访人反映的问题,按照“谁主管,谁负责”和“属地管理,分级负责”的原则,进行电话交办、现场交办、书面交办,并将受理时间、来电人姓名和联系电话、来电内容、办理结果记入《值班日志》。对群众反映较为集中或需向领导报告请示的问题,值班人员要及时填写《电话记录》报有关领导阅示。

(四)值班记录

  1.值班人员在值班期间应将发生的情况和处理结果登记在《值班日志》上。值班记录应字迹清晰、要素齐备、详略得当。

  2.重要和紧急情况的处置记录应按时间顺序详细填写。对记入《值班日志》上的每一件事,都必须按时限要求逐一处理完毕,做到件件有落实,遇到特殊困难时,应立即向分管领导或交办领导报告,请示解决办法。

   六、值班电文信息的处理程序

  1.收文:做好商密网、传真、电话通知、外来文件、资料等的签收、登记、送签、传阅,送领导签阅的文件附阅文笺。其中,等级为“特提”的电文必须在收文1小时内处理,不得延误;等级为“特急”的电文必须在收文12小时内处理;等级为“平急”、“加急”或无等级的电文应视文件内容及时处理。标有“秘密”及以上的密级文件,必须由机要保密员专人签收、登记、处理和回收。

  2.传阅:领导签批的文件按要求及时传阅相关领导。

  3.发文:发文填写发文笺,商密网发文须经秘书长同意,发文程序一套存档。

  4.下发电话通知、群发微信、短信:应首先请秘书长或常委会有关领导确认通知内容,再按通知范围传达到位。

  5.档案:文电根据领导批示的内容办理完毕后,将电文回收并归档。

   七、交接班制度

  1.值班人员必须按时交接班,接班人员应于值班日第一天提前15分钟以上到岗介入工作。

  2.认真履行交接班手续。交接班时,要将已办和待办的事项交接清楚。交接的内容主要包括:(1)上一班办理完毕的事项;(2)本班待办事项,需说明和交待的情况;(3)值班期间收到的文件;(4)机关近期活动安排;(5)其他需要交接的事项;(6)检查值班物件(通讯录、钥匙等)是否齐全和设施设备工作是否运转正常(包括电话、传真机、电脑等)。逐一记录后,交班人、接班人在值班记录上签字交接班。

    八、值班纪律

   1.值班人员应在值班室值班,提前10分钟到岗,坚守岗位。值班期间不得迟到早退,不得擅自缺岗、离岗和擅离职守,不得做与值班无关的事,不得玩电子游戏。值班人员遇特殊情况需请人代班、换班或请假时,须经秘书长或分管副秘书长批准。

  2.值班人员必须高效、准确、规范地使用各种值班通讯设备,并确保设备畅通。值班通讯设备或线路出现故障时,要迅速与有关部门(单位)联系检查维修,及时排除故障。

  3.非值班人员不得随意进入值班室;《值班日志》不得交与无关人员翻阅;不得向无关人员泄露领导行踪、通讯号码等重要事项;对于机密文件、他人信函,不得擅自拆阅。

  4.值班人员要及时做好清洁卫生工作,保持值班室和工作区内卫生。当班人员交接班前要将清洁卫生工作处理完毕。

  5.未经领导同意不得将领导的个人信息(包括住址、办公室、联系电话等)提供给他人。不得随意将外来人员引导至领导办公室。

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